To-do list를 사용했을 때 좋아지는 것들

To-do list는 그냥 단순하게 제일 좌측에 빈 체크박스를 만들고 그 옆에 할 일을 간단하게 적은 뒤 수행을 하면 비어있는 박스에 체크를 하면 끝나는 것입니다. 그만큼 To-do list 작성은 누구나 할 수 있을 만큼 쉽고 간단합니다.

To-do list를 작성하면 어떤 것들이 좋아질까요? 오늘은 제가 To-do list를 작성하면서 얻게 된 것들을 말씀드려 보겠습니다.

 

 

저는 회사생활을 하면서 To-do list를 작성합니다. 그 이유는 직장상사 때문입니다. 저의 직장상사 분은 정리가 되지 않는 사람입니다. 그의 컴퓨터 모니터를 봤을 때는 경악을 금치 못했습니다. 바탕화면에 빈 공간이 하나도 없는 것이었습니다. 자신의 바탕화면조차 정리를 못하는 사람은 저에게 일을 시킬 때도 일의 우선순위나 중요를 생각하지 않고 자신이 급하다고 생각되는 것들을 시킬 뿐이었죠. 그런데 정말 웃긴 것은 정작 직장상사는 저에게 어떤 일을 시켰는지 기억을 하지 못하는 것이었습니다. 거기에 더 어처구니가 없는 건 일을 전부 마치고 보고서를 제출했음에도 불구하고 그는 자신이 서류를 받았는지, 자신이 결재를 했는지를 잊어 제게 왜 일 마무리가 언제 되냐고 물어보며 짜증을 내는 경우가 많았습니다. 심지어 그분의 동기가 메모하는 습관을 가져보라고 저의 직장상사에게 말하는 것을 들었습니다. 이제 자신의 일들에 대해서 잊지 않을 것이라 생각했지만 작성된 메모지와 플래너는 알아보기 힘들 정도로 더러웠으며 무엇이 가장 중요한지 우선순위는 존재하지 않았습니다. 저는 저의 직장상사 같이 일을 제대로 하지 못하는 사람이 되고 싶지 않아 기록을 하기로 결심했습니다.

 

1. 왜 To-do list를 선택했나?

노트를 펼치고 펜을 잡으면 왠지 모르게 글을 많이 쓰고 세밀하게 적어야 한다는 압박감이 있습니다. 그래서 막상 할 일들을 적을 때 구체적인 내용들을 또 적어야 할 것 같더라고요. 그렇게 하다 보면 분명해야 할 일의 핵심 내용은 정말 짧은데 노트 두 줄 이상을 넘어갈 때가 많았습니다. 만약 이렇게 된다면 내가 해야 할 일들이 많다고 느껴져서 노트를 펼치려 하지 않게 될 것이고 내가 무엇을 해야 하는지 헷갈리는 경우도 있었습니다. 또 내가 해야 할 일을 끝내서 작성한 글 위에 가로 줄을 여러 번 그어 해냈다는 것을 표시했지만 나중에는 내가 했던 일을 보이지 않아서 무슨 일을 했었는지 생각해보기도 했었습니다. 그래서 제가 생각한 것은 To-do list를 작성하는 것이었습니다. 

 

2. 나만의 To-do list 작성 방법

저는 Google Keep을 사용합니다. 원래는 노트에 작성했지만 Google Keep은 모바일과 웹에서 동기화가 될뿐더러 무료라는 굉장한 장점 때문에 적극적으로 사용하고 있습니다.

저는 Keep에서 '회사 To-do list'와 '집 To-do list' 2개를 만들어서 사용합니다. 특히 '회사 To-do list'에서 해야 할 업무들을 생각해 보며 정말 간단하게 적습니다. 구체적으로 작성하기보다는 핵심 단어나 키워드를 적어 머릿속에 있는 기억이 저절로 떠오를 수 있게 하는 것이죠. 사소한 것들을 전부 다 작성하게 되면 시간을 빼앗겼다며 합리화합니다. 그렇기 때문에 사소한 것들을 절대 적지 않습니다. 또 시간을 적지 않습니다. 시간을 적게 되면 그건 시간표일 뿐이고 왠지 모를 압박감이 생깁니다. To-do list의 역할은 단지 내가 해야 할 일들이 무엇이고 어떤 것이 중요한지를 파악하는 것입니다. 즉, 머리속에 저장되지 않는 내가 해야 하는 일들을 정리하는 단순한 작업일 뿐입니다. 예를 들어 셔츠에 다림질이 필요하다는 걸 느껴 집에서 다리미질을 하기로 결정했고 다림질이 집에서 가장 중요하고 급한 일이라면 '집 To-do list'에 '오늘 9시에 구겨진 셔츠를 꺼내서 준비한 다리미로 쫙쫙 펴야지.'라고 적는 것이 아니라 '셔츠, 다림질' 이런 식으로 적는 것 입니다. 또 만약 다음날 회사에서 중요한 회의가 있어 회의 자료를 준비해야 하는 것이 중요하다면 '회사 To-do list'에 '회의, 자료 준비'를 적어놓고 가장 중요한 일이라고 강조를 표시해 놓거나 To-do list들 중에서 가장 맨 위로 올립니다. 회의는 굉장히 중요하기 때문에 시간을 같이 작성할 때가 있습니다. '9시에 회의 시작하기 전에 자료 준비하기' 이렇게 준비하는 게 아니라 '9, 회의 자료 준비' 이렇게 적습니다.

 

3. To-do list는 Planner와 다릅니다.

Planner는 말 그대로 계획을 세우기 위한 노트입니다. 이런 계획들은 굉장히 오랜 기간을 생각하고 구성하며 또 시간과 구체적인 내용들이 들어갑니다. 그래서 Planner를 작성할 때 생각보다 많은 시간을 사용하게 됩니다.

To-do list는 위에서 말씀드렸다시피 자신이 할 일들을 정리해 보고 그것들의 우선순위를 정해보며 과제를 마쳤다면 체크하는 것입니다. 오랜 시간이 걸리지도 않고 구체적이지 않아도 됩니다. 몇 년, 몇 개월, 몇 주, 몇 시간 단위는 필요 없습니다. 

여기서 To-do list를 Planner처럼 사용하시는 분들이 계실 겁니다. 저는 계획을 잘 세우지 못하는 사람으로 Planner를 잘 작성하지 못할뿐더러 많은 시간을 사용하는 것이 싫습니다. 저는 단지 업무의 효율을 높이고 싶을 뿐입니다. 머릿속을 정리하고 급한 일을 빨리 마무리하는 것이죠. 그것 외에 다른 목적은 없습니다. 하지만 이 To-do list의 장점을 굉장합니다.

 

4. To-do list를 사용해 보면서 느낀 점.

 1) 아침에 일찍 일어나서 내가 해야 할 일들에 생각해 볼 수 있다.

  To-do list를 사용하기 전에는 내가 해야 할 일들을 미리 생각해보지 않았습니다. 그러니깐 항상 급하게 일을 처리해야 했고 마음이 다급해져서 다른 일들이 손에 잡히지 않았습니다. 그런데 To-do list로 아침에 내가 해야 할 일들을 생각하는 것을 통해 '대응'을 할 수 있었고, 우선순위를 통해 지금 당장 내가 어떤 일에 집중할 수 있는지를 확인할 수 있게 되어 여유롭게 일처리가 가능하게 되었습니다. 

 

 2) 내가 해야 할 일들을 정리하니 다른 것들도 정리하고 싶어졌다.

  저는 To-do list는 하나의 정리의 기술이라고 생각합니다. 잘 정돈된 나의 할 일들로 인해 다른 것들도 정리하게 되었습니다. 우선 컴퓨터 바탕화면 정리입니다. 과거에 바탕화면에 많고 헷갈리는 문서들 때문에 지우면 큰일 나는 문서들을 지우는 경우도 발생되고 어느 폴더에 있는지 몰라서 여기저기 한참을 찾다가 결국 파일 이름으로 검색했었습니다. 그런데 지금은 저의 서류들도 항상 정리하고 있습니다. 왜냐하면 업무의 효율이 굉장히 좋아질 뿐만 아니라 깔끔하게 정리된 것들을 보면 업무에 자신감이 생기는 것을 느꼈습니다. 

 

 3) 업무의 효율이 늘었다.

  내가 해야 하는 일들에 대해서 우선 순위를 생각한다는 것 자체가 내 일에 대한 관심을 갖는 다는 것이었습니다. 그러면서 자연스럽게 어떻게 하면 일을 순조롭게 진행할 수 있을까? 업무의 효율을 높이기 위해서 어떤 노력을 해야할까?라는 호기심을 갖게 되었습니다. 이런 것들을 위해서 자격증이나 공부가 필요한 것이 아니었습니다. 단지 내 일에 대해서 정리할 필요가 있었던 것이었습니다. To-do list로 내가 해야하는 일들에 대해 생각을 한다는 것 자체가 굉장히 큰 효과였습니다. 내가 우선적으로 무엇을 해야 하는지 알게 되었을 때 일을 수월했고, 기한에 맞춰 제출할 수 있었으며, 여유가 있었습니다. 

 

 

To-do list를 통해 저는 회사 내에서 일 처리를 수월하게 하고 있습니다. 그리고 제가 했던 일, 제출했던 서류들에 대해서 기억하지 못하고 또다시 언급하는 직장상사로 인해 자신감은 더욱 향상되었으며 일뿐만 아니라 다른 것들에 대해서도 정리를 하게 되어 일적으로도 심리적으로도 여유로워졌습니다. 일을 급하게 처리하는 바람에 실수하는 일도 상당히 줄어들었습니다. 

여기서 중요한 것은 아까도 말씀드렸다시피 이것은 Planner가 아닙니다. 이 차이점을 확실히 알고 여러분들도 To-do list를 작성해 보세요. 지금보다 더 나은 삶을 가져다줄 것입니다.